Le canal espace de documents partagés permet aux utilisateurs de naviguer dans les différents espaces de documents auxquels ils ont accès.
Suivant les permissions qui auront été définies, ces utilisateurs pourront éventuellement déposer, modifier, supprimer des documents, mais également déléguer de nouvelles permissions sur tout ou partie de l'arborescence d'un espace de documents partagés.
Lors de la connexion au canal espace de documents partagés, il vous est proposé une liste indiquant les différents espaces de documents auxquels vous pouvez accéder.
Si vous n'avez accès qu'à un seul espace, vous êtes directement redirigé sur celui-ci sans passer par cette liste.
Pour accéder à un espace particulier, il suffit de cliquer sur son nom.
Il est possible de revenir à cette liste à n'importe quel moment
en cliquant sur l'icône
Après avoir choisi un espace de documents, l'interface change et est divisée en trois zones :
Une barre de menu : cette barre propose différentes possibilités suivant les permissions de l'utilisateur sur le dossier courant.
Une zone où est affiché le chemin courant ainsi que les
sous-dossiers du dossier courant indiqués par une icône
Une zone où sont affichés les documents du dossier courant dans un tableau. Chaque document possède une série d'icônes sur sa gauche indiquant les différentes opérations accessibles à l'utilisateur courant.
Il suffit de cliquer sur un dossier pour y entrer. La barre indiquant le chemin courant est également cliquable et permet de revenir à n'importe quel endroit du chemin courant.
Pour créer un dossier, déposer ou modifier des documents, passer en mode Edition.
Pour déposer un document, il faut dans un premier temps naviguer jusqu'au dossier où le document doit être déposé.
Le dépôt est réalisé en cliquant dans la barre de menu sur l'icône
Il faut alors choisir le type de document que l'on souhaite déposer :
Un lien : ce type de document nécessite deux informations, un libellé qui apparaîtra dans le canal et un lien pour indiquer où se trouve le document de la forme http://www.monsite.fr/mondocument par exemple.
Un fichier : il s'agit là d'un document qui sera déposé sur le serveur et que les autres utilisateurs pourront télécharger. Il faut donc saisir un libellé et indiquer quel fichier envoyer.
Dans tous les cas, il est possible de définir une date de péremption lors du dépôt d'un document. Une fois cette date révolue, le document sera masqué. Un utilisateur avec des droits suffisants pourra alors le revalider pour une période donnée ou le supprimer définitivement.
Si le dépôt du document est soumis à une validation, le document sera visible uniquement par son auteur. Une fois validé, il deviendra visible pour l'ensemble des personnes ayant accès à l'espace de documents partagés.
Il est possible de modifier un document en cliquant sur l'icône
située à côté de lui.
Quel que soit le type du document, il est possible de modifier son libellé et sa date de péremption.
Dans le cas d'un lien, on pourra également modifier son adresse.
Dans le cas d'un fichier, on pourra remplacer le fichier (par exemple pour mettre une version plus récente).
Si la modification du document est soumise à validation, un message en informe l'utilisateur. Le document reste accessible dans sa version non modifiée jusqu'à ce qu'un utilisateur avec des droits suffisants décide de valider ou d'annuler les modifications.
Il est possible de supprimer un document en cliquant sur l'icône
située à côté de lui.
Une confirmation est demandée systématiquement lors de la suppression d'un document.
Si la suppression du document est soumise à validation, le document reste accessible jusqu'à ce qu'un utilisateur avec des droits suffisants décide de valider ou d'annuler la suppression.
Pour créer un sous-dossier dans un dossier, il faut déjà dans un premier temps naviguer jusqu'au dossier père.
La création d'un nouveau sous-dossier est alors accessible en
cliquant dans la barre de menu sur l'icône
Il faut alors préciser le nom du nouveau dossier (deux dossiers situés au même endroit ne peuvent porter le même nom).
La suppression d'un dossier ne peut s'effectuer qu'à partir du
moment où il est vide (il ne contient plus aucun document
ni sous-dossier). Il suffit alors de cliquer sur l'icône
située à côté de lui.
Que ce soit pour les dossiers ou pour les documents, il est possible de définir dans quel ordre ils apparaîtront.
Pour cela il suffit d'utiliser les flèches correspondantes afin de monter ou de descendre le dossier ou le document concerné.
Les icônes pour réaliser ces opérations sont les suivantes :
La gestion des permissions permet de déléguer des droits à des personnes ou à des groupes sur un ou plusieurs dossiers.
Pour modifier les permissions d'un dossier, il faut dans un
premier temps se placer dans ce dossier puis cliquer sur l'icône
Les permissions sont réparties en six niveaux distincts :
Niveau 0 : c'est le niveau par défaut de toute personne ayant accès à l'espace de documents partagés et n'ayant pas de droit particulier. Ce niveau permet de consulter les documents de l'espace de documents partagés.
Niveau 1 : dépôt de documents avec validation. Ce niveau permet de nommer des utilisateurs ou de définir des groupes qui auront le droit de déposer de nouveaux documents dans ce dossier ainsi que dans tous les sous-dossiers. Ce dépôt devra être validé par une personne de niveau 4 ou 5 avant d'être visible par l'ensemble des utilisateurs.
Niveau 2 : dépôt / modification / suppression de documents avec validation. Ce niveau permet de nommer des utilisateurs ou de définir des groupes qui auront le droit de déposer de nouveaux documents, d'en modifier ou d'en supprimer dans ce dossier ainsi que dans tous les sous-dossiers. Cette opération devra être validée par une personne de niveau 4 ou 5 avant d'être visible par l'ensemble des utilisateurs.
Niveau 3 : dépôt / modification / suppression de documents. Ce niveau permet de nommer des utilisateurs ou de définir des groupes qui auront tous les droits sur ce dossier ainsi que sur tous les sous-dossiers. Ce niveau permet également la création de nouveaux dossiers et la suppression des dossiers vides.
Niveau 4 : validation. Ce niveau permet de nommer des utilisateurs qui auront tous les droits sur ce dossier ainsi que sur tous les sous-dossiers. Ces utilisateurs pourront également valider les opérations des utilisateurs de niveau 1 et 2.
Niveau 5 : administration. Ce niveau est identique au niveau 4 mais permet également de modifier les permissions du dossier et des sous-dossiers. Seuls les utilisateurs de ce niveau peuvent donc accéder à la gestion des permissions et déléguer des droits.
Les niveaux 1, 2 et 3 acceptent l'ajout d'utilisateurs grâce au canal annuaire ainsi que l'ajout de groupes.
L'ajout de groupe ne peut se faire qu'en choisissant parmis les groupes qui composent la population de l'espace de documents partagés.
Les niveaux 4 et 5 ne peuvent comporter que des utilisateurs.
Il est possible de supprimer un utilisateur ou un groupe d'un
niveau en cliquant sur l'icône
située à côté de lui.
Par défaut, les utilisateurs de niveau 4 et 5 reçoivent chaque nuit un courrier électronique les informant des documents en attente de validation.
Ce mécanisme de notification peut-être désactivé totalement ou partiellement dans le menu permissions du canal.
Le canal comprend un moteur de recherche afin de retrouver facilement des documents sur un espace de documents partagés donné.
Pour y accéder il suffit de cliquer dans la barre de menu sur
l'icône
Des recherches sont prédéfinies pour trois opérations particulières :
Rechercher les documents en attente de validation : liste tous les nouveaux documents, les documents modifiés, les documents supprimés, pour lesquels une validation est nécessaire. Seuls les documents situés dans des dossiers où l'utilisateur courant possède un niveau suffisant sont affichés.
Rechercher les documents périmés : liste tous les documents dont la date de péremption est dépassée.
Rechercher les derniers documents déposés : liste les documents déposés ou modifiés récemment.
On peut également rechercher un document en donnant son type et en précisant une partie de son libellé.
Si une recherche a déjà été effectuée, l'accès au moteur de
recherche affiche les résultats de la dernière recherche effectuée. Il est
possible de lancer une nouvelle recherche en cliquant sur l'icône
de la barre de menu.
Il peut être utile d'envoyer à une personne un lien direct vers l'un des documents d'un espace de documents partagés, par exemple pour lui indiquer où il se trouve.
Pour réaliser cette opération, il faut dans un premier temps aller
voir les détails du document en cliquant sur l'icône
Tout en bas de la description du document se trouve une ligne intitulée 'Raccourci' suivie d'un lien. Il suffit de copier ce lien pour accéder directement à ce document.
L'accès direct à un document tient compte des droits, il n'est donc consultable qu'aux personnes ayant au minimum accès à l'intranet et pouvant voir celui-ci (par exemple un document en attente de validation ne pourra être envoyé qu'à des personnes ayant des droits suffisants).
Voici les différentes icônes utilisées par le canal ainsi que leur signification :
: permet de créer un nouveau document dans le
dossier courant.
: permet de créer un nouveau dossier.
: permet d'accéder au moteur de recherche ou
aux résultats de la dernière recherche effectuée.
: permet d'accéder aux permissions du dossier
courant (réservé aux utilisateurs de niveau 4 ou 5).
: permet d'afficher une vision globale de
l'intranet sous une forme arborescente.
: permet de basculer en mode utilisateur.
Réservé aux utilisateurs de niveau 5 afin d'avoir une vision plus
claire des documents (sans les icônes de gestion).
: permet de revenir à la liste des intranets
accessibles.
: permet de supprimer l'élément correspondant
(un dossier ou un utilisateur dans les permissions).
: permet de monter l'élément correspondant (un
dossier ou un document).
: permet de descendre l'élément correspondant
(un dossier ou un document).
: permet d'afficher les détails du document
correspondant (un document ou un résultat de recherche).
: permet de supprimer un document.
: indique que le document ne peut être supprimé
(il est probablement nouveau ou en cours de modification et doit être
validé).
: indique que le document est en cours de
suppression.
: permet de modifier un document
: indique que le document ne peut être modifié
(il est probablement nouveau ou en cours de suppression et doit être
validé).
: indique que le document est en cours de
modification.
: indique que le document est visible et qu'il
peut être rendu invisible.
: indique que le document ne peut être rendu
invisible (il est probablement nouveau ou en cours de modification ou
suppression et doit être validé).
: indique que le document est invisible et
qu'il ne peut être consulté par des utilisateurs ayant un niveau
inférieur à 4.